02-18-2004, 10:37 PM
உங்களது மெயில்களை மற்றவர்கள் படிக்க வேண்டும் என்ற நோக்கில்தானே மெயில்களை தயாரிக்கிறீர்கள்? அப்படியானால் நீங்கள் கவனிக்க வேண்டிய விஷயங்கள் சில உள்ளன.
<span style='color:#ad00ff'> * மெயிலின் Subject வரியில் பொருத்தமாக டைப் செய்யுங்கள். Free, Great offer, Must Read போன்ற சொற்கள் மெயில்களின் பொருளடங்களாக இருந்தால் அப்படிப்பட்ட மெயில்களை பலர் படிப்பதில்லை. உடனடியாக அவற்றை அழித்து விடுவர்.
Subject வரியில் ஒன்றையுமே டைப் செய்யாமல் மெயிலை அனுப்பாதீர்கள். மெயிலை பெறுபவருக்கு இது எரிச்சலை கொடுக்கும்; வைரஸ் உள்ள மெயிலா என்ற சந்தேகத்தை கொடுக்கும்.
Subject வரியில் எதையாவது நிரப்ப வேண்டும் என்ற நோக்கில் Hi, Hello என மெயிலுக்கு பொருத்தமில்லாமல் டைப் செய்யாதீர்கள். மெயிலின் பெறுநருக்கு இது எச்சரிக்கை தரும்.
ரகசிய செய்திகளை மெயில்களில் எழுதுவதை தவிர்க்கவும். பொதுவாக பெறுநர்களை தவிர மற்றவர்கள் மெயில்களை பார்க்க முடியாது. எனினும் மெயில் செல்லும் வழியில் யாராவது இடைமறித்து பார்க்க முடியும். மெயில் செர்வரில் உள்ள மெயில் பொக்ஸில் வந்து சேருகிற மெயில்களை மெயில் செர்வரை நிர்வகிக்கிற ஊழியர்கள் பார்க்க முடியும்.
* நேரில் அல்லது தொலைபேசியில் கூறத் தயங்குகிற விஷயங்களை ஈமெயிலில் எழுதாதீர்கள்.
* வதந்திகளை பரப்பாதீர்கள். வதந்திகளை வாய் வழியாக கூறலாம். ரசிக்கலாம். ஆனால் எழுத்து மூலமாக மெயிலில் கூறும் பொழுது ஏதாவது சட்ட சிக்கல்கள் எழலாம்.
* எல்லோரும் நலம் பெறட்டும் என்ற நோக்கில் நகைச்சுவை துணுக்குகளை எல்லோருக்கும் அனுப்பி வைக்காதீர்கள். பலர் ரசிக்கலாம், சிலர் வெறுக்கலாம். உங்கள் துணுக்கை பெறுவர் மோசமான மனநிலையில் இருந்தால் உங்கள் மீது அவருக்கு வெறுப்புதான் ஏற்படும்.
* பொதுவாக மெயில்ன் உள்ளே உள்ள இலக்கணப் பிழைகளை எழுத்துப் பிழைகளை கண்டு கொள்ளக் கூடாது என்ற நடைமுறைப் பழக்கம் உள்ளது. அதற்காக மெயில் முழுவதும் பிழைகள் இருந்தால் அதை படிப்பவர் எரிச்சல் அடையலாம்.
* தேவையில்லாமல் To மற்றும் Cc வரிகளில் ஈமெயில் முகவரிகளை நிரப்பாதீர்கள். ஒரே மெயிலை பலக்கு அனுப்ப விரும்புகிறீர்கள்; ஆனால் மெயிலை பெறுபவர்களுக்கிடையே எந்த தொடர்பும் கிடையாது; முன்னே பின்னே யாரும் யாரையும் அறிந்ததில்லை என்றால் மெயில் முகவரிகளை BCc வரியில் நிரப்புங்கள்;To வரியில் உங்கள் முகவரியை இடுங்கள்.
* மெயிலின் அளவு சிறியதாய் இருக்கட்டும். இரண்டு அல்லது மூன்று பத்திகள், ஒவ்வொரு பத்தியிலும் சில வரிகள் கொண்டதாய் மெயில் இருந்தால் பெறுநர் மெயிலை படிப்பார். நீண்ட, வளவள மெயில்களை பலர் படிப்பதில்லை. ரத்தின சுருக்கமான மெயில்களை எல்லோரும் விரும்புவர்.
* மெயிலின் உள்ளே பத்திக்கு பத்தி இடைவெளி கொடுங்கள். இதனால் மெயிலை பார்க்க கவர்ச்சிகரமாக இருக்கும்.
* ஆங்கில பெரிய எழுத்துக்களை மட்டும் பயன்படுத்தி மெயில்களை தயாரிக்காதீர்கள். இப்படி செய்தால் நீங்கள் Shouting செய்வதாக கேலியாக குறிப்பிடுவார்கள். ஆங்கில பெரிய எழுத்து, சிறிய எழுத்து ஆகியவற்றை கலந்து வழக்கமாக எழுதுவது போல மெயிலை தயாரியுங்கள்.
* மெயில் எளிமையான ஆங்கிலத்தில் இருக்கட்டும். உங்கள் மெயிலை பெறுபவர் ஆங்கிலத்தில் விற்பன்னராக இருக்க வேண்டிய அவசியம் இல்லை.
* நமது பேச்சின் ஏற்ற இறக்கங்கள், முக பாவங்கள் ஆகியவற்றை வைத்து நாம் எந்த மனநிலையில் பேசிகிறோம் என்பதை எதிராளி கண்டுபிடித்து விட முடியும். ஆனால் எழுதும் எழுத்துக்களில் இருந்து நமது மனநிலையை கண்டு பிடிப்பது சற்று கடினம். எனவே ஸ்மைலிகளை (Smileys) பயன்படுத்த வேண்டும்.
* பல சொற்களை பயன்படுத்துவதற்கு பதில் அவற்றிற்கான சுருக்கு சொல்லை பயன்படுத்தலாம். எடுத்துக்காட்டாக In My Humble Opinion என்பதை பதில் IMHO என்ற சுருக்கு சொல்லை பயன்படுத்துங்கள்.
* என்ன சொல்ல வருகிறீர்கள் என்பதை மெயிலினுள் தெளிவாக, கோர்வையாக டைப் செய்யுங்கள். கோர்வையாக இல்லாத மெயிலை படித்து புரிந்து கொள்ளுவது கடினம்.
* உங்கள் மெயிலை பெறுபவர், மெயிலை படித்தவுடன் உங்கள் மீது நல்ல எண்ணம் ஏற்படும்படி, மெயிலின் உள்ளே பணிவுடன், மரியாதையுடன் எழுதுங்கள்.
* புதிதாக ஒருவருக்கு மெயில் அனுப்பும் பொழுது நீங்கள் யார் என்பதை தெளிவாக ஆனால் சுருக்கமாக குறிப்பிடுங்கள்.
* Signature வசதியை பயன்படுத்துங்கள். ஆனால் சிக்னேச்சரில் வருகிற வரிகள், மூன்று அல்லது நான்கிற்கு மிகாமல் இருக்கட்டும்.
* தேவையில்லாமல் இணைப்பு (Attachment) ஃபைல்களை அனுப்பாதீர்கள். இணைப்பு ஃபைல்களால் மெயிலின் கொள்ளவு கூடி விடுகிறது. அந்த மெயிலை டவுன்லோட் செய்து படிக்க நேரம் பிடிக்கும்.</span>
<span style='color:#ad00ff'> * மெயிலின் Subject வரியில் பொருத்தமாக டைப் செய்யுங்கள். Free, Great offer, Must Read போன்ற சொற்கள் மெயில்களின் பொருளடங்களாக இருந்தால் அப்படிப்பட்ட மெயில்களை பலர் படிப்பதில்லை. உடனடியாக அவற்றை அழித்து விடுவர்.
Subject வரியில் ஒன்றையுமே டைப் செய்யாமல் மெயிலை அனுப்பாதீர்கள். மெயிலை பெறுபவருக்கு இது எரிச்சலை கொடுக்கும்; வைரஸ் உள்ள மெயிலா என்ற சந்தேகத்தை கொடுக்கும்.
Subject வரியில் எதையாவது நிரப்ப வேண்டும் என்ற நோக்கில் Hi, Hello என மெயிலுக்கு பொருத்தமில்லாமல் டைப் செய்யாதீர்கள். மெயிலின் பெறுநருக்கு இது எச்சரிக்கை தரும்.
ரகசிய செய்திகளை மெயில்களில் எழுதுவதை தவிர்க்கவும். பொதுவாக பெறுநர்களை தவிர மற்றவர்கள் மெயில்களை பார்க்க முடியாது. எனினும் மெயில் செல்லும் வழியில் யாராவது இடைமறித்து பார்க்க முடியும். மெயில் செர்வரில் உள்ள மெயில் பொக்ஸில் வந்து சேருகிற மெயில்களை மெயில் செர்வரை நிர்வகிக்கிற ஊழியர்கள் பார்க்க முடியும்.
* நேரில் அல்லது தொலைபேசியில் கூறத் தயங்குகிற விஷயங்களை ஈமெயிலில் எழுதாதீர்கள்.
* வதந்திகளை பரப்பாதீர்கள். வதந்திகளை வாய் வழியாக கூறலாம். ரசிக்கலாம். ஆனால் எழுத்து மூலமாக மெயிலில் கூறும் பொழுது ஏதாவது சட்ட சிக்கல்கள் எழலாம்.
* எல்லோரும் நலம் பெறட்டும் என்ற நோக்கில் நகைச்சுவை துணுக்குகளை எல்லோருக்கும் அனுப்பி வைக்காதீர்கள். பலர் ரசிக்கலாம், சிலர் வெறுக்கலாம். உங்கள் துணுக்கை பெறுவர் மோசமான மனநிலையில் இருந்தால் உங்கள் மீது அவருக்கு வெறுப்புதான் ஏற்படும்.
* பொதுவாக மெயில்ன் உள்ளே உள்ள இலக்கணப் பிழைகளை எழுத்துப் பிழைகளை கண்டு கொள்ளக் கூடாது என்ற நடைமுறைப் பழக்கம் உள்ளது. அதற்காக மெயில் முழுவதும் பிழைகள் இருந்தால் அதை படிப்பவர் எரிச்சல் அடையலாம்.
* தேவையில்லாமல் To மற்றும் Cc வரிகளில் ஈமெயில் முகவரிகளை நிரப்பாதீர்கள். ஒரே மெயிலை பலக்கு அனுப்ப விரும்புகிறீர்கள்; ஆனால் மெயிலை பெறுபவர்களுக்கிடையே எந்த தொடர்பும் கிடையாது; முன்னே பின்னே யாரும் யாரையும் அறிந்ததில்லை என்றால் மெயில் முகவரிகளை BCc வரியில் நிரப்புங்கள்;To வரியில் உங்கள் முகவரியை இடுங்கள்.
* மெயிலின் அளவு சிறியதாய் இருக்கட்டும். இரண்டு அல்லது மூன்று பத்திகள், ஒவ்வொரு பத்தியிலும் சில வரிகள் கொண்டதாய் மெயில் இருந்தால் பெறுநர் மெயிலை படிப்பார். நீண்ட, வளவள மெயில்களை பலர் படிப்பதில்லை. ரத்தின சுருக்கமான மெயில்களை எல்லோரும் விரும்புவர்.
* மெயிலின் உள்ளே பத்திக்கு பத்தி இடைவெளி கொடுங்கள். இதனால் மெயிலை பார்க்க கவர்ச்சிகரமாக இருக்கும்.
* ஆங்கில பெரிய எழுத்துக்களை மட்டும் பயன்படுத்தி மெயில்களை தயாரிக்காதீர்கள். இப்படி செய்தால் நீங்கள் Shouting செய்வதாக கேலியாக குறிப்பிடுவார்கள். ஆங்கில பெரிய எழுத்து, சிறிய எழுத்து ஆகியவற்றை கலந்து வழக்கமாக எழுதுவது போல மெயிலை தயாரியுங்கள்.
* மெயில் எளிமையான ஆங்கிலத்தில் இருக்கட்டும். உங்கள் மெயிலை பெறுபவர் ஆங்கிலத்தில் விற்பன்னராக இருக்க வேண்டிய அவசியம் இல்லை.
* நமது பேச்சின் ஏற்ற இறக்கங்கள், முக பாவங்கள் ஆகியவற்றை வைத்து நாம் எந்த மனநிலையில் பேசிகிறோம் என்பதை எதிராளி கண்டுபிடித்து விட முடியும். ஆனால் எழுதும் எழுத்துக்களில் இருந்து நமது மனநிலையை கண்டு பிடிப்பது சற்று கடினம். எனவே ஸ்மைலிகளை (Smileys) பயன்படுத்த வேண்டும்.
* பல சொற்களை பயன்படுத்துவதற்கு பதில் அவற்றிற்கான சுருக்கு சொல்லை பயன்படுத்தலாம். எடுத்துக்காட்டாக In My Humble Opinion என்பதை பதில் IMHO என்ற சுருக்கு சொல்லை பயன்படுத்துங்கள்.
* என்ன சொல்ல வருகிறீர்கள் என்பதை மெயிலினுள் தெளிவாக, கோர்வையாக டைப் செய்யுங்கள். கோர்வையாக இல்லாத மெயிலை படித்து புரிந்து கொள்ளுவது கடினம்.
* உங்கள் மெயிலை பெறுபவர், மெயிலை படித்தவுடன் உங்கள் மீது நல்ல எண்ணம் ஏற்படும்படி, மெயிலின் உள்ளே பணிவுடன், மரியாதையுடன் எழுதுங்கள்.
* புதிதாக ஒருவருக்கு மெயில் அனுப்பும் பொழுது நீங்கள் யார் என்பதை தெளிவாக ஆனால் சுருக்கமாக குறிப்பிடுங்கள்.
* Signature வசதியை பயன்படுத்துங்கள். ஆனால் சிக்னேச்சரில் வருகிற வரிகள், மூன்று அல்லது நான்கிற்கு மிகாமல் இருக்கட்டும்.
* தேவையில்லாமல் இணைப்பு (Attachment) ஃபைல்களை அனுப்பாதீர்கள். இணைப்பு ஃபைல்களால் மெயிலின் கொள்ளவு கூடி விடுகிறது. அந்த மெயிலை டவுன்லோட் செய்து படிக்க நேரம் பிடிக்கும்.</span>
<img src='http://img522.imageshack.us/img522/7719/heart2ah.gif' border='0' alt='user posted image'><b>Vasi</b> <img src='http://img365.imageshack.us/img365/7500/dance5io.gif' border='0' alt='user posted image'>